سیستم حسابداری یک راه حل پیشرفتهٔ تخنیکی است که برای ثبت، تنظیم و ادارهٔ تمام عملیات مالی یک اداره، شرکت یا تجارت طراحی شده است. این سیستم کمک میکند تا تمام معاملات مالی، پرداخت ها، دریافت ها، مصارف، عواید و حساب های عمومی به گونهٔ دقیق، سریع و منظم ثبت و کنترول گردد. استفاده از این سیستم باعث میشود روند مالی شرکت شفاف تر شده و مدیران بتوانند در هر مرحله از وضعیت واقعی مالی آگاهی کامل داشته باشند.
با استفاده از سیستم حسابداری، مسئول مالی می تواند تمامی معاملات های مربوط به فروش، خرید، مصارف روزانه، عواید خدمات، بدهکاری ها و بستانکاری ها را با جزئیات کامل ثبت نماید. همچنان امکان ایجاد بل ها، رسید پرداخت، ثبت تخفیف ها، محاسبه مالیات و تثبیت مانده حساب هر مشتری یا تأمینکننده نیز در سیستم فراهم شده است. تمام معاملات به صورت خودکار مرتب سازی میشود تا از اشتباهات انسانی جلوگیری گردد.
سیستم حسابداری ساختارهای مالی مختلف را تحت پوشش قرار میدهد؛ از جمله صندوق، بانک، حساب های قابل پرداخت، حسابهای قابل دریافت، مدیریت معاشات، سرمایهگذاری ها و هزینه های عملیاتی. این سیستم قابلیت دارد که برای هر دپارتمان یا بخش شرکت حساب جداگانه ایجاد کرده و تمام مخارج و درآمدها را به صورت شفاف تفکیک نماید. همچنان، گزارش مقایسهای میان بخشها یا ماههای مختلف نیز در اختیار مدیران قرار میدهد.
در بخش گزارش دهی، سیستم حسابداری توانایی ساخت گزارش های دقیق روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه را دارد. این گزارش ها شامل بیلانس، گزارش جریان پول نقد، گزارش سود و زیان، گزارش حساب های قابل دریافت، حساب های قابل پرداخت، مصارف کل، درآمد کل و وضعیت عمومی مالی شرکت می باشد. همهٔ گزارشها با یک کلیک قابل دریافت بوده و برای تصمیمگیری های مدیریتی بسیار مهم و مؤثر است.
سیستم حسابداری همچنین امکاناتی برای مدیریت کارمندان مالی فراهم میکند، شامل ثبت حضور و غیاب، تنظیم صلاحیت ها، و بررسی فعالیت های انجام شده. با داشتن این قابلیت ها، مدیر می تواند مطمئن شود که تمام عملیات مالی دقیق، مطابق قانون و بدون خطا انجام میشود.
استفاده از این سیستم سبب افزایش سرعت در ثبت امور مالی، کاهش اشتباهات انسانی، ایجاد شفافیت کامل در حسابداری، سهولت در تهیه گزارش ها، و هماهنگی بهتر میان بخش های مختلف شرکت می گردد.
